Na Ústredí Slovenského skautingu sme vytvorili webovú aplikáciu na evidenciu overení bezúhonnosti – zároveň 15. októbra vstúpila do účinnosti nová verzia internej smernice Ú-SLSK č. 12, ktorá prináša povinnosť evidovať tieto overenia elektronicky a zároveň odbremeňuje NOZ od archivácie protokolov a poverení.
Aktualizovali sme pre vás aj stránku s informáciami o bezúhonnosti na skauting.sk, kde nájdete všetky informácie o novom procese a postupe aj s FAQ. Platí, že v prípade akýchkoľvek otázok sa kľudne obráťte na Ústredie SLSK na bezuhonnost@skauting.sk.
Čo pre mňa systém všetko robí?
Veľmi v skratke: každé overenie bezúhonnosti vypĺňame priamo do systému. Ten následne vygeneruje protokol na základe údajov priebežne aktualizovaných z Teepee (v prípade nezrovnalostí sa dajú zmeniť aj priamo v systéme). Dokument sa potom dá podpísať elektronicky, alebo ho vytlačiť do papierovej formy.
- Tento protokol môžeme buď podpísať elektronicky cez podpisový systém prevádzkovaný Ústredím – v tomto prípade príde každému účastníkovi overenia postupne kaskádovo (najprv prvý overovateľ, potom druhý, nakoniec overený) email s linkom a výzvou na podpísanie dokumentu. Každá strana podpíše dokument nakreslením alebo nahratím skenu podpisu do systému. Po podpísaní sa dokument automaticky spracuje, archivuje v systéme, overenie sa uloží ako platné a každému príde kópia elektronického rovnopisu.
- Ak protokol tlačíte a podpisujete na papieri, sken jedného podpísaný rovnopis následne treba nahrať naspäť do systému, inak overenie neoznačí ako platné.
Akonáhle ste splnili tieto kroky: ta-dá! Overenie je hotové, a ak ste zvolili elektronické podpisovanie, dokonca úplne bez papiera a bezkontaktne.
NOZ si samozrejme stále môže viesť aj svoj vlastný archív popri elektronickom systéme, no nie je to nutnosť.
Na čo treba myslieť
Systém sme sa snažili vytvoriť čo najrobustnejšie, avšak stále nás kvária rôzne limitácie TeePee, kvôli ktorým ho nemôžeme plne automatizovať. Preto:
- Systém sa s TeePee nesynchronizuje v reálnom čase. Je to preto, lebo TeePee nepodporuje takúto funkcionalitu. Synchronizácia prebieha ručne približne raz za mesiac.
- V systéme nenájdeš družiny, ani priradenia funkcií radcov. Znamená to, že svoje družiny musíš manuálne vytvoriť a následne v nich priradiť svojim radcom funkcie, aby ich začal evidovať, že potrebujú overenie bezúhonnosti. Pracujeme na vylepšení, avšak exporty družín a ich funkcií z TeePee nie sú vo vhodnom formáte na automatický import. Ak máme v našich skautských radoch expertov na čiernu mágiu, ozvite sa na web@skauting.sk 🫶.
- Dáta v TeePee majú momentálne prioritu. Preto ak niečo upravíš (napr. adresu trvalého pobytu) v systéme bezúhonnosti a neupravíš to v TeePee, následná synchronizácia dáta prepíše naspäť.
- Systém bezúhonnosti pracuje s osobami fundamentálne inak ako TeePee – zatiaľ čo TeePee funguje na členstvách (tj. chodím do družiny Range Roveri v 4. oddiele v 60. zbore a pod.), systém bezúhonnosti funguje na priradeniach funkcií (som zborový vodca 60. zboru, som člen zborovej rady 12. oddielu, som zamestnanec Ústredia a pod.).
- Znamená to, že v jednotkách uvidíš ľudí, ktorí v nej dobrovoľníčia. Ak chceš nájsť niekoho bez funkcie, dá sa to iba cez globálne vyhľadávanie vpravo hore (alebo CTRL+K / CMD+K).
Veríme avšak, že aj s týmito limitáciami systém prináša oveľa viac benefitov, ako keby sme ho nemali. Akonáhle prejdeme na nový informačný systém bude už integrácia plnohodnotná :).
Ako systém používať?
Pripájame aj návod s obrázkami na základné používanie. V systéme je zároveň aj pomocník – dokumentácia, kde si viete prečítať do hĺbky o celej funkcionalite.
1. Po otvorení aplikácie na https://bezuhonnost.skauting.sk ťa privíta úvodná stránka, kde si môžeš vybrať akciu. Kliknutie na ktorékoľvek tlačidlo ťa následne presmeruje na prihlásenie.
2. Do systému sa prihlásiš pomocou e-mailu, na ktorý ti príde link / kód – tzv. passwordless prihlasovanie. Na to aby sa ti úspešne spároval účet s tvojou identitou, treba aby si použil/a adresu, ktorú máš zadanú v Teepee v sekcii kontakty (ktorúkoľvek z nich).
3. Po kliknutí na link alebo napísanie kódu, ktorý ti príde do mailu, sa dostaneš do Prehľadu, kde vidíš štatistiky overení a jednotky, na ktoré máš buď platné poverenie, alebo kde si štatutárom. Ak si ešte nedostal/a poverenie, v systéme uvidíš iba svoj profil. Zároveň vpravo hore vidíš globálne vyhľadávanie jednotiek a ľudí.
4. Poverenie osôb (štatutári)
Ako prvé pred overovaním treba, aby sa oblastný/zborový vodca prihlásil do systému a vytvoril na svojej jednotke poverenia pre oprávnené osoby, ktoré schválila oblastná/zborová rada.
- Poverenie vytvoríš na stránke jeho jednotky – kliknutím na Moje jednotky a následne vybratím požadovanej jednotky a zoscrollovaním úplne dole do sekcie Poverenia (oprávnené osoby).
- V dialógu poverenia vyplníš všetky údaje. Rola dáva rôzne oprávnenia – Oprávnená osoba vidí všetky osoby v jednotke a vie iba overovať ich bezúhonnosť. Administrátor vie aj meniť osobné údaje, funkcie a údaje jednotky a vytvárať podjednotky. Len prezeranie dáva prístup na ľudí a ich stav overenia, nevyžaduje podpísaný protokol.
- Dôležitá je možnosť „Aj podjednotky“ – ak ju nezaklikneš, poverenie bude platné iba na danú jednotku (tj. napríklad pri zbore by dostal prístup iba na ľudí s funkciou v zbore – nie v oddieloch alebo družinách).
- Následne klikneš vytvoriť – poverenie sa vygeneruje a zobrazí sa ako neaktívne v zozname – potom ho môžeš poslať na podpis buď elektronicky, alebo stiahnuť na tlač a nahrať podpísaný sken. Poverenie sa aktivuje až po podpísaní dokumentu alebo nahratí skenu.
5. Overenie bezúhonnosti
Akonáhle máte v zbore poverené oprávnené osoby, môžu sa vrhnúť do overovania podľa smernice. Overenie vytvorí jedna z oprávnených osôb kliknutím na gombík „Nové overenie“ vľavo hore. Zobrazí sa sprievodca overením, kde v piatich krokoch postupne vyplníš formulár.
- V prvom kroku vyberieš osobu, ktorú overuješ – ak osobu nevidíš, pravdepodobne nemáš oprávnenie ju overovať, alebo nie je v rozsahu tvojich práv. Ak overuješ niekoho, kto nie je členom SLSK, vo výbere je aj taká možnosť – vyplníš jej osobné údaje a overuješ ďalej ako bežného člena.
- V druhom kroku zadáš zodpovednú jednotku za ktorú overuješ a vyberieš oprávnené osoby. Prvá oprávnená osoba vie pri elektronickom podpisovaní upraviť údaje v protokole, ak by v nich bola chyba.
- V treťom kroku zadáš funkciu osoby (predvyplní sa automaticky, ak nesedí tak ju kľudne zmeň), v rozsahu práce s mládežou vyberáš „Pracovník s mládežou“. Ďalej zapíšeš údaje z výpisu registra trestov a dátum + miesto overenia/podpisovania.
- Vo štvrtom kroku vyberieš či spĺňa podmienku bezúhonnosti a ako ste naložili s výpisom.
- Následne overenie uložíš a v piatom kroku overenie podpíšeš. Akonáhle bude dokument podpísaný, stav overenia sa zmení na Aktívny a osoba je úspešne overená – všetko ste zvládli :).
- Pri elektronickom podpisovaní treba dokument podpísať do troch dní – inak podpisovanie expiruje. V tom prípade musíš dokument zaslať znovu na podpis tlačítkom „Poslať pripomienku“ v detaile overenia – dostaneš sa doň cez ľavé menu Zoznam overení, alebo cez profil osoby cez vyhľadávanie.
6. Iné úkony
- Ako administrátor jednotky vieš aj vytvárať podjednotky (napr. družiny v oddiele) a priraďovať a meniť funkcie (napr. radcov do družín).
- Vľavo v menu „Ľudia v mojich jednotkách“ vidíš všetkých, za ktorých si zodpovedný, aby boli overení spolu s ich stavom.
- V menu „Zoznam overení“ vidíš všetky overenia, ktoré sa udiali v tvojom rozsahu aj s ich stavom (napr. ak ešte neboli podpísané, expirovali..).
7. Pomocník
Všetky informácie vieš nájsť aj v sekcii Pomocník – podľa svojich oprávnení tam nájdeš: Používateľskú príručku, Administračnú príručku (ak si administrátor nejakej jednotky) a Príručku vývoja a prevádzky (administrátori na Ústredí). Silne odporúčame si ju aspoň zbežne prečítať – tento článok nedokáže pokryť každú jednu funkcionalitu systému plnohodnotne.
V prípade akýchkoľvek otázok k procesu sa kľudne obráťte na Ústredie na bezuhonnost@skauting.sk alebo v prípade problémov so systémom Ítéčkárovi na web@skauting.sk.
